Jak wyeliminować 9 wad Twojej listy zadań do zrobienia?

Jak wyeliminować 9 wad listy zadań do zrobienia_-1

Lista to-do to potwór produktywności osobistej, który straszy i prowokuje bezsenność. W końcu średnio motywuje do działania, frustruje i daje wrażenie braku kontroli. Łatwo można również wpaść w dół motywacyjny, gdy z każdym dniem robi się dłuższa. Nie znaczy to jednak, że należy z niej rezygnować.

Tym razem odkryję przed wami skuteczne sposoby na eliminację 9 wad listy zadań do zrobienia, które sam stosuję.

Samowolka

Tak jak pisałem wczoraj, byłem leniem. Udało mi się wyjść z tego stanu, ale to nie jest prosta droga. Na szczęście pierwsze kroki są nawet dla lenia proste, więc czemu ich nie zrobić?

W poprzednim tygodniu ukazał się wpis: 9 wad list to-do. Poznając wady, pokonasz je. Dziś przedstawię Ci pomysły na to jak te wady wyeliminować. Jest to ważne ponieważ:

…im bardziej kompletny jest system, tym bardziej będziesz mu ufał. Im bardziej będziesz mu ufał, z tym większą motywacją będziesz starał się go utrzymać1.

Uprzedzam już na początku. Nie ma sensu brać się za wszystkie rozwiązania na raz. Lepiej jak partyzant wybrać pojedynczego wroga i atakować systematycznie zamiast porywać się z szabelką na całą armię.

Spis pomysłów na eliminację wszystkich wad list zadań do zrobienia.

Wpis jest uporządkowany rozwiązaniami. Każde z nich może jednocześnie eliminować nawet kilka wad listy zadań do zrobienia. Przypomnę jeszcze raz z jakimi wadami mamy do czynienia korzystając z list to-do: brakuje w niej priorytetów zadań; lista nie motywuje; to tylko wyliczanka zadań o nieokreślonym czasie; lista nie uczy; nie dostarcza kontekstu; stawia przed ciągłym wyborem; dostarcza ciągle nowych zadań; nie zakończone zadania nie dają spokoju; stresuje;

Jeśli chcesz zrozumieć gdzie mają swoje źródło wszystkie wady zapraszam do wpisu 9 wad list to-do. Poznając wady, pokonasz je. Warto zrozumieć ich źródło.

Oto lista rozwiązań. Klikając w rozwiązanie przechodzisz do konkretnej części tekstu:

=

  1. Grywalizacja
  2. Macierz Eisenhowera
  3. Jedz żaby rano
  4. Deadline, czyli termin
  5. Publiczne zobowiązanie
  6. Własny dziennik
  7. Stoper i minutnik
  8. Kalendarz
  9. Decyzja

Rozwiązania 9 wad list zadań do zrobienia

Grywalizacja

Rozwiązuje problemy z: brakiem motywacji, priorytetów i kontekstu w liście.

Encyklopedycznie grywalizacja to zastosowanie elementów znanych z gier do zmiany zachowań poza kontekstem gry. Jednak o wiele lepiej grywalizację definiuje Paweł Tkaczyk:

grywalizacja to wstrzykiwanie elementów frajdy w czynności, które do tej pory frajdy nie sprawiały.2

Jest to jeden ze sposobów na motywowanie siebie, gdy nie ma nad nami szefa (albo jego postać nas nie motywuje). Najfajniejsze w tej koncepcji jest łatwość jej wdrożenia. Michał Maj pisze:

Wymyślenie gry wcale nie jest trudne, a późniejsze granie daje dużo zabawy. Nagle, dotąd nieprzyjemne, wymagające wyzwania stają się wciągające, bo mamy odpowiednio spisane zasady i motywację w postaci nagrody3.

Jeśli nie masz czasu na wymyślenie własnej gry polecam dwa wpisy: Grywalizacja: wydrukuj sobie… szefa oraz Gra w życie. Istnieje również fajna gra Habitica, choć mocno ukierunkowana na mikro-transakcje.

Macierz Eisenhowera

Rozwiązuje problemy z: brakiem priorytetów i kontekstu w liście.

Macierz Eisenhowera brzmi poważnie, ale jest banalnie prosta. Jest to podział zadań na cztery kategorie wedle schematu:

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera

Nadając zadaniom Przesiewając nasze sprawy przez to narzędzie szybko można nadać każdej z nich konkretny priorytet. Co ważniejsze odnajdziesz sprawy nie pilne i nieważne, które warto w ogóle wyrzucić z listy.

Zaufaj także intuicji

Można obejść się bez macierzy Eisenhowera po prostu korzystając z naszej intuicji.Jest to szczególnie ważne ponieważ „nie zarządzasz priorytetami — Ty je po prostu masz4”. Dopóki nie podejmiesz decyzji w sprawie swoich zadań będą one zaprzątać Twoją głowę. Identyfikacja co to za zadanie i jakich środków potrzebujesz do realizacji to pierwszy krok. Natomiast nadanie intuicyjnie priorytet wedle własnego systemu gwarantuje odpowiednią kolejność wykonania czynności. Zaufaj swojej intuicji.

Jedz żaby rano

Rozwiązuje problemy z:  brakiem motywacji oraz stresem w liście

Poranki dają moc.

Poranki dają moc.

… Twoja żywa żaba to Twoje największe i najbrzydsze zadanie.” Jest to koncepcja Briana Tracy, który zaleca aby najtrudniejsze zadania (żaby) wykonywać rano5.

Czemu warto posłuchać jego rady? W ciągu dnia pracy Twoją głowę mogą zaprzątać zadania pilne, ale nieprzyjemne, czyli żaby. Im dalej od poranka tym bardziej nie chce się nam wykonać takiej pracy. Dodatkowo myśl o tym demotywuje.

W uproszczeniu są dwa najważniejsze czynniki jakie zagwarantują efektywną pracę: poziom Twojej energii oraz Twoja siła woli.

Pierwszy element jest oczywisty, ale czemu siła woli wyczerpuje się w ciągu dnia? Dlaczego jest taka ważna przy wykonywaniu zadań, do których się zmuszamy? Mark Muraven, Profesor Nadzywczajny Psychologii pisze:

„…przeprowadzono ponad dwieście badań tego zjawiska, i wszystkie wykazały to samo. Siła woli nie jest po prostu umiejętnością. Jest mięśniem, jak mięśnie w twoich ramionach czy nogach, który się męczy, gdy zmuszany jest do ciężkiej pracy, i zostaje mu wtedy mniej siły na inne rzeczy”6.

Na tej podstawie można stwierdzić, że to co jest trudne warto robić wtedy, gdy masz nadmiar siły woli oraz energii. Po resecie umysłu podczas snu poranki są idealne na trudne zadania. Ciało rozpiera świeża energia, a siła woli stoi na straży. Ciężkie zadania wykonasz szybciej i lepiej rano. Dzięki temu podczas dnia, gdy doświadczysz deficytu siły woli, łatwiej będzie Ci przystąpić do spraw przyjemniejszych niż ciężkich i trudnych. Takie warto sobie pozostawiać na drugą część dnia.

Deadlin, czyli termin

Deadline zobowiązuje

Deadline zobowiązuje

Rozwiązuje problemy z: brakiem motywacji, brakiem określonego czasu, brakiem kontekstu, brakiem priorytetów w liście

Gdy już rozwiążemy problem braku priorytetów warto przy zadaniach pilnych określić deadline – czyli termin wykonania zadania. CEO The Front Labs Mattan Griffel pisze:

Najłatwiejszą drogą do uczynienia ważnych zadań pilnymi, oraz upewnienie się, że zostaną wykonane, jest nadanie im deadlinu. Deadline jest tym co czyni pilne zadanie pilnym: to fakt, że musisz się nim zająć niezwłocznie. Brak deadlinu jest także zawsze tym co czyni ważne zadania nie ważnymi.7

Próbując wyjaśnić czemu deadline jest taki skuteczny sięgnę po prawo Parkinsona, które mówi, że zadania rozciągną się w czasie jaki na nie przeznaczymy. Cyril Northcote Parkinson w książce Prawo Parkinsona czyli o pogoni za postępem. pisze:

Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera. Powszechne uznanie tego faktu wyraża się w przysłowiowym powiedzeniu „Najbardziej zajęty człowiek to ten, który ma mnóstwo czasu”

Jak uczynić deadliny jeszcze bardziej skutecznymi? Wymyśl nagrodę za relizację planu w czasie oraz karę za niedotrzymanie terminu. W doskonaleniu własnego systemu produktywności osobistej to dobra metoda.

Publiczne zobowiązanie

Rozwiązuje problem z: motywacją, brakiem priorytetów w liście

Nic według mnie nie motywuje bardziej niż publiczne zobowiązanie. Siebie możesz oszukiwać do woli, ale ludzi tak łatwo nie oszukasz. Widmo niezrealizowania czegoś, gdy się zdeklarowało publicznie jest okropne. Ta okropność pozwala odnaleźć w nas samych pokłady energii i motywacji, o których nie mieliśmy pojęcia. Warto też powiedzieć o terminie jaki sobie stawiamy na realizację planu. “Kiedyś zrobię…” nie jest zobowiązaniem. “Do końca tego tygodnia zrobię…” na pewno zadziała.

Własny dziennik

Rozwiązuje problem z: brakiem motywacji, nauki i kontekstu w liście oraz stresem.

Jeśli korzystasz z listy zadań do zrobienia nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją umieścić właśnie w Twoim dzienniku. To pozwala na ciągłą weryfikację tego co trzeba zrobić oraz ocenę tego co już zostało zrobione. Możesz również opisać swoje emocje związane z zadaniami oraz określić w ten sposób co jest dla Ciebie przyjemne, a co tylko celowe.

mężczyzna czyta swój dziennik

Dziennik = Ty

Możesz również rozpatrywać zadania w kontekście własnego życia i tego co piszesz. To pewna codzienna spowiedź przed samym sobą dzięki czemu zawsze znajdziesz się na właściwych torach.

Stoper i minutnik

Rozwiązuje problemy z: brakiem określonego czasu zadań, motywacji i nauki w liście.

Stoper do mierzenia ile nam zadanie zajmuje. Minutnik żeby ograniczyć czas jaki potem poświęcimy na zadanie. Technika Pomodoro najlepiej wykorzystuje te dwa narzędzia. Polega ona na podziale pracy na 25 minutowe okresy pracy, czyli pomidory. Każdy z nich kończy się 5 minutową przerwą. Po takich czterech pomidorach następuje 15 minutowa przerwa i wszystko zaczyna się od nowa. Najlepiej jej zalety opisuje Jakub Ujejski we wpisie Technika Pomodoro – najprostsza metoda zarządzania czasem:

Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma kilka zalet. Po pierwsze, pozwala na pracę w skupieniu. Łatwiej Ci się jest skoncentrować (i usunąć ewentualne rozpraszacze), gdy wiesz, że to tylko przez określony czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą.

Po drugie, ułatwia zmotywowanie się do samej pracy i jej rozpoczęcie. Zupełnie inaczej się podchodzi do zadania z myślą, że trzeba je wykonać w całości, bez przerw, a inaczej gdy masz nad nim popracować tylko przez 25 minut.

Trzeci ważny aspekt to same przerwy. Pozwalają one na odświeżenie umysłu, na oderwanie się od tematu na chwilę. Dzięki temu nie męczysz się tak i jesteś w stanie pracować w ten sposób (z 5 min. przerwami) przez dłuższy czas w skupieniu niż w przypadku pracy bez przerw.

Temat jest bardzo popularny w internecie. Technika Pomodoro po prostu działa i ułatwia patrzenie na naszą pracę poprzez pryzmat czasu.

Kalendarz

Rozwiązuje problemy z: ciągłym wyborem zadań, brakiem określonego czasu na zadania, stresem, brakiem kontekstu w liście.

Benjamin Franklin świetnie podzielił sobie dzień pracy wedle schematu:

Plan dnia Benjamina Franklina, na podstawie: Benjamin Franklin, Żywot własny.

Plan dnia Benjamina Franklina, na podstawie: Benjamin Franklin, Żywot własny.

Mając stałe ramy dnia z łatwością można umieścić punkty z listy zadań do zrobienia w kalendarzu. To pomoże ułożyć wszystko w czasie i określić czas zadań.

Decyzja

Rozwiązuje problem z: stawianiem przed ciągłym wyborem, dopisywaniem ciągle nowych zadań i stresem w liście.

W większości przypadków powodem, dla którego coś tkwi w Twoim umyśle, jest fakt, że chcesz, aby to coś było inne niż aktualnie jest, tymczasem: nie sprecyzowałeś dokładnie, co ma być po żądanym rezultatem działania; nie zadecydowałeś, jak ma wyglądać następne działanie i/albo nie zamieściłeś w systemie, któremu możesz zaufać, notatek przypominających o pożądanym efekcie i koniecznych działaniach.

Właśnie dlatego sprawy tkwią w Twoim umyśle. Twój umysł nie wyrzuci z siebie żadnej sprawy, zanim nie zostanie ona zidentyfikowana, decyzje wobec niej nie zostaną podjęte, a dane z nich wynikające nie zostaną zmagazynowane w systemie, co do którego masz pewność, że będziesz o nim myślał za każdym razem, kiedy będzie to konieczne8.

Podsumowanie

Nie ma rozwiązań uniwersalnych. Każdy powinien odnaleźć takie, które sprawdzą się w jego życiu. To jacy różni jesteśmy od siebie jest wspaniałe. Właśnie dzięki temu jest tyle dróg i możliwości. Wybierz coś, spróbuj i „zmień to co robisz, a nie to, jak myślisz9”. Dziś zorientowałem się, że wady list to-do mogą być jej zaletami.

Dlatego warto w ogóle się zastanowić czy eliminować wady listy to-do skoro mogą sprzyjać pracy. Tylko Ty jesteś w stanie określić co jest dla Ciebie dobre. Jesteś pierwszym elementem układanki w każdym systemie produktywności osobistej. Jeśli nie poznasz siebie, swoich zalet i wad, nie będziesz świadomy co Ci sprawia szczęście. Wtedy każdy system, choćby genialny, odejdzie w końcu w odstawkę.

Źródła   [ + ]

TyDziennik | Patryk Korycki