9 wad listy zadań do zrobienia, które możesz wyeliminować - TyDziennik | Patryk Korycki

9 wad listy zadań do zrobienia, które możesz wyeliminować

9 Wad listy zadań do zrobienia

Edison korzystał z listy zadań do zrobienia (lista to-do). Benjamin Franklin również. Czy Ty także masz do nich słabość?

Zapewne tak, bo wedle badań LinkedIn 63% profesjonalistów tworzy listy to-do. Niestety tylko 11% deklaruje zakończenie zadań, które planuje na dany dzień1.

Listy to-do to bardzo stare i nadal popularne narzędzie. Są banalne w użyciu. Co jednak zadziwiające aż 41% zadań z listy to-do nie zostaje nigdy wykonana – taką informację podaje serwis IDoneThis na podstawie użytkowników ich aplikacji2. Te dane mogą świadczyć o małej efektywności tego narzędzia. Wszystko dlatego, bo ludzie źle tworzą swoje listy! Poznaj 9 podstawowych błędów.

Samowolka

Kilka lat temu, gdyby ogłoszono konkurs na największego lenia w Mazowieckim przegrałbym go tylko dlatego, że nie chciało by mi się zgłosić do niego. Praca była dla mnie koniecznością, nauka przymusem. Na szczęście nie byłem sam na świecie, bo leni jest ogrom. Nie trudno jest współdzielić pasję do nic nie robienia. Tak trwałem w tym stanie.

W końcu nastał ten dzień, przełom w moim życiu. Jedno zdanie mojego kolegi wszystko zmieniło. Jedna myśl w mojej głowie dała mi siłę. W końcu zaczęło mi się chcieć!

Nie no, wcale tak nie było. To nie jakiś coaching motywacyjny, gdzie opowiada się historie wyssane z palca. Prawda jest znacznie bardziej przyziemna i w tym tygodniu o tym opowiem. Dopiero dziś rozumiem, czemu zaczęło mi się chcieć pracować. Zdradzę tę tajemnicę w najbliższych dniach.

Tym razem przez 9 dni będę pisać o świetnych rozwiązaniach, dzięki którym pracuję efektywnie. Porozmawiamy sobie o produktywności osobistej. Pokażę Ci kilka prostych zmian, które gwarantują mi niesamowite efekty mojej harówki. Uwielbiam sobie upraszczać pracę.

Dołącz do Listy Dobrej Zmiany, a otrzymasz całą historię w jednym mailu w niedzielę.

Cel tej serii to zwiększyć produktywność w jeden tydzień. Na początek zajmijmy się listami zadań do zrobienia. Po przeczytaniu tego wpisu chciałbym żebyś znalazł się w 11% profesjonalistów, którzy wykonują zaplanowane zadania na dany dzień ze swojej listy to-do. Zatem do dzieła!

=

System oparty na liście to-do

Najprostszy system produktywności oparty na liście zadań do zrobienia wygląda tak:

  1. Spiszę wszystkie zadania jakie przychodzą mi do głowy
  2. Wybiorę zadania na dziś
  3. Będę realizować w ciągu dnia listę
  4. Dodam do listy zadania jeśli jest taka potrzeba
  5. Jeśli czegoś nie zrobię dziś przeniosę to na następny dzień.
Lista To-Do - zadań do zrobienia

Ile czasu spędzasz na stworzeniu listy to-do?

Pewnie, że nie każdy kieruje się tymi pięcioma punktami. Niektórzy wprowadzają pewne ulepszenia, inni co rano spisują sobie listę na cały dzień i wedle niej pracują. Ja jednak skupię się na tych pięciu punktach powyżej bo na nich z łatwością dostrzeżesz wszystkie wady list to-do. Zatem zacznijmy dzień z takim schematem.

Historia wykorzystania listy to-do

Poranek

1. Spiszę wszystkie zadania jakie przychodzą mi do głowy i doświadczę pierwszego stresu

Jest poniedziałek. Dużo do zrobienia. Pierwszy pomysł jaki przychodzi na myśl to: „zrobię listę tego co trzeba zrobić w tym tygodniu”. Zajmuje to trochę czasu, ale w końcu się udaje. Powstaje lista to-do, mniej lub bardziej kolorowa.
Zadań na liście jest zazwyczaj wiele. Sam widok jest przytłaczający. Kortyzol sączy się naszymi żyłami niczym alkohol w piątkowy wieczór. Pojawia się pierwszy stres związany z patrzeniem na ilość naszych obowiązków. No cóż, nic nie pozostaje jak tylko brać się do pracy i przejść do punktu drugiego.

2. Wybiorę zadania na dziś i na pewno podejmę złą decyzję

Bardzo trudno jest oszacować co należy robić nawet w wypadku, gdy wszystko jest spisane. Lista to-do niestety to tylko jednolita wyliczanka. Nie dostarcza nam zbyt wielu danych niezbędnych do właściwego wyboru. Po co nam jakiekolwiek inne informacje poza tym co należy zrobić?

Gdyby ktoś miał pójść do sklepu z winem, […] widzi butelkę za 8, 27 i 33$. Co zrobi? Większość ludzi nie chce najdroższego, nie chce najtańszego i zdecyduje się na to środkowe. Jeśli jesteś sprytnym sprzedawcą to postawisz bardzo drogi produkt, którego nikt nie kupi, na półce bo nagle to wino za 33 nie wyda się takie drogie w porównaniu. Więc mówię wam to, co już wiecie: porównanie zmienia wartość rzeczy. […] Problem polega na tym, że gdy zabierzecie to wino za 33$ do domu nie będzie miało znaczenia obok czego ono stało w sklepie. Porównania, które robimy gdy oceniamy wartość, […] nie są tymi samymi porównaniami, których będziemy dokonywać przy ich konsumpcji. Problem zmieniających się porównań może zniweczyć nasze wysiłki zmierzające ku podejmowaniu racjonalnych decyzji3.

Jak widać człowiek ma problem z podejmowaniem właściwej decyzji. Zależy ona głownie od kontekstu. W liście to-do jedynym tłem dla zadań są inne zadania. Czego brakuje do podjęcia właściwych decyzji?

Brak priorytetyzacji

Przez brak priorytetu zadań zaczynamy je oceniać na innej podstawie np. trudności. Wychodzi na to, że na daną chwilę realizujemy całkowicie niepotrzebne punkty z listy – łatwiejsze. Chociaż…

Nie jest najważniejsze pytanie jaki priorytet ma zadanie. Ważniejsze jest czy w ogóle warto je wykonać4

Wychodzi na to, że nasza lista nie zawiera kontekstu, czyli powiązanych elementów potrzebnych do zrozumienia i prawidłowej oceny zadań. W wyniku tego nasz wybór zadań na dziś nie będzie optymalny. Jaki to może mieć wpływ na nasze samopoczucie? O tym, później.

Dzień

3. Będę realizować w ciągu dnia listę, ale jakoś niechętnie

Przebrnęliśmy przez poranek. Teraz należy przejść do realizacji naszej listy na dziś. Podczas tego ujawniają się kolejne wady lity to-do

Brak kija i marchewki

Jedyna motywacja w liście to nagroda za skreślenie punktu. Trochę to satysfakcjonujące, tylko trochę. Niestety na horyzoncie już straszy widmo kolejnego zadania. O wiele przyjemniej by było, gdyby tam rozpościerał się blask nagrody. A najlepiej, gdyby za nami dodatkowo wisiał kij. Pewne perpetuam mobile produktywności osobistej. Gdy za WIELKIE zadanie nie ma nagrody bardziej kuszące będą te małe, których trudność wykonania równoważy się z otrzymaną nagrodą: radością odhaczenia punktu na liście. Za WIELKIE zadanie endorfiny to za mało.

Nie ograniczamy czasu na zadanie

Podczas tworzenia listy pod uwagę nie był brany czas wykonania danej czynności. Powstał miszmasz gdzie obok siebie znajdują się zadania na cały dzień, jedną godzinę, a nawet małe chochliki na jedną minutę. To powoduje, że na dany dzień wybieramy za dużo rzeczy do zrobienia.

Nie dość, że nie wiemy ile nam zajmie wykonanie zadania na dodatek nie ustalamy czasu w jakim chcemy to zadanie wykonać. W takim wypadku zachodzi prawo Parkinsona: praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie5. Gdy nie nadajemy ram czasowych wszystko będzie się przeciągać w czasie.

4. Dodam do listy zadania jeśli jest taka potrzeba, żeby moja motywacja spadła

Z dniem przychodzą nowe zadania, które wędrują na koniec listy.

Lista nie motywuje

Hydra

Hydra

W mitologii greckiej pojawia się Hydra. Kiedy obetniesz jej jedną głowę, na jej miejsce przybędą dwie kolejne. Z zadaniami na liście to-do jest podobnie. Im więcej zakończymy zadań tym więcej pojawi się nowych do wykonania.

Teoretycznie zakończone zadanie ma nas motywować do dalszego działania. Nie dość, że nad nami stoi widmo kolejnych czynności to dodatkowo co jakiś czas dopisujemy coś. Hydra (lista) nie daje za wygraną i syczy z biurka na nas6.

Popołudnie

 5. Zakończę dzień z listą udręczając się, że nie wykonałem zadań

Jest poniedziałek, koniec dnia pracy z listą to-do.

Lista nie uczy

Co nauczyliśmy się dziś dzięki niej? Właściwie to nic ponieważ zadania, które zostały zakończone trudniej sobie przypomnieć niż te niedokończone. Efekt ten opisała już w 1929r. Bluma Zeigarnik7. Informacje o skreślonych punktach są bardzo ważne. W przyszłości przydałby się czas jaki poświęciliśmy na zadanie. W końcu wykorzystując prawo Parkinsona moglibyśmy przyśpieszyć. Wszystko to idzie jednak w niepamięć. Co pozostaje?

Stres, który wierci w głowie dziurę. Już do końca dnia niedokończone zadania będą prześladować. Transferowane na kolejny dzień punkty na liście nie dają o sobie zapomnieć.

53% (badanych) powraca w nocy myślami do stresujących momentów minionego dnia8.

Ciągle wybierałem…

Od początku dnia jesteśmy stawiani przed wyborem. Najpierw dobieramy zadania na cały dzień, potem na daną chwilę. Ten schemat powtarza się.

Wieczorem podczas patrzenia na punkty wykreślone oraz te, których nie udało się zamazać doznajemy niemiłego uczucia. Czy na pewno to co wybraliśmy dziś do zrobienia było aż tak ważne? Na pierwszy rzut oka przecież inne zadania są ważniejsze. Czy serio trzeba było sprzątać biurko?

To myślenie jest całkiem uzasadnione. Barry Schwartz opisuje to zjawisko w wystąpieniu The paradox of choice 9im więcej masz opcji tym mniej będziesz zadowolony z tego co wybrałeś.

Kolejka w PRL

Satysfakcja produktu wzrastała wraz z długością kolejki.

Gdy w PRLu na pułkach był tylko jeden produkt, a kolejka po niego dłużyła się poza drzwi sklepu, moment zakupu musiał był naprawdę szczęśliwą chwilą. Dziś wracając z zakupów zadowolenie z produktu jest o wiele mniejsze. Zasada ta przenosi się również na listy to-do. Im więcej jest tam zadań tym gorzej dla nas. Nasz wybór w konsekwencji może być dołujący.

Jak wyeliminować 9 wad Twojej listy zadań do zrobienia?

Lista to-do na tle wyżej wymienionych wad staje się potworem produktywności osobistej, który straszy i prowokuje bezsenność. W końcu średnio motywuje do działania, frustruje i daje wrażenie braku kontroli. Łatwo można również wpaść w dół motywacyjny, gdy z każdym dniem robi się dłuższa. Nie znaczy to jednak, że należy z niej rezygnować.

Wszystko da się naprawić, listę zadań do zrobienia również. Weźmy na przykład stres wywołany natłokiem nowych zadań. Rozwiązanie tego problemu jest banalnie proste. Zamiast dopisywać nowe zadania i wydłużać swoją listę wystarczy po prostu zdecydować co zrobić z tym zadaniem. Podstawowe pytanie brzmi: czy warto to wykonać? Tak. Drugie pytanie to: czy  zajmie mi to mniej niż 2 minuty? Tak. Więc trzeba to zrobić teraz. Nie. O tym już jutro we wpisie Jak wyeliminować 9 wad Twojej listy zadań do zrobienia?

Dołącz do Listy Dobrej Zmiany, a wyślę Ci dalszy ciąg historii na maila.

Źródła   [ + ]

TyDziennik | Patryk Korycki